Dopo aver derogato fino a fine anno per consentire alle aziende di regolarizzare la propria situazione in merito alla necessità della casella di posta elettronica certificata, è stata definita una ulteriore tregua fino a metà 2012 per tutte quelle aziende che non avessero ancora avuto modo di regolarizzarsi.
La PEC, per molte aziende, viene vista come un semplice ulteriore balzello annuale sul quale hanno potuto mettere le mani in pochi attori: sicuramente è un costo aggiuntivo che, in questi momenti di crisi profonda, non aiuta, ma porta molti più vantaggi che non svantaggi.
Suggeriamo a quelli che ancora non hanno attivato la propria casella di posta elettronica certificata, di farlo rapidamente acquistando la PEC da uno dei partner attivi in questo settore, tra i quali figura anche Presenza Digitale, il ramo di comunicazione di I-node che ha i propri pacchetti per la posta elettronica certificata per tutte le tasche e necessità.

Più di tre milioni di imprese si sono trasferite a Google Apps, e diversi fattori hanno spinto questa transizione. Mentre il miglioramento della produttività e i risparmi sui costi sono stati a lungo in cima alla lista delle motivazioni, sempre più clienti scelgono Google Apps per i benefici derivati dalla sua sicurezza ed affidabilità. Il nostro semplice ed efficiente Cloud è stato progettato per proteggere i dati dei nostri utenti e fornire affidabilità a livelli difficili o impossibili, per molte aziende, da raggiungere da sole. Anche nelle infrastutture di dimensioni contenute, i cosiddetti “Cloud privati” e le tecnologie ibride faticano a fornire quella protezione dei dati e affidabilità che vengono fornite con Google Apps.
Qui sotto sono elencati i 10 principali vantaggi in termini di protezione e disponibilità dei dati che abbiamo ascoltato dalla maggior parte dei nostri clienti (senza alcun ordine particolare):

1. Potenti strumenti di amministrazione ti consentono di avere il controllo dei tuoi dati

Quando i dati aziendali sono archiviati in Google Apps, gli amministratori hanno potenti strumenti per poter gestire componenti come utenze, documenti e servizi. I rapporti, inoltre, forniscono visibilità sul modo in cui le applicazioni vengono utilizzate e quali dati siano contenuti in esse, in modo tale che gli amministratori abbiano il controllo di ciò di cui hanno bisogno, senza dover effettuare attività di manutenzione dell’infrastruttura.

2. Un architettura Cloud semplice ed efficiente

L’infrastruttura server dei nostri datacenter è specificatamente progettata e costruita per le nostre applicazioni e non include hardware non necessario o codice software come porte per periferiche o driver per dispositivi. Questo riduce il numero di potenziali vulnerabilità che potrebbero essere sfruttate.

3. Gestione delle patch

Il download, test e distribuzione delle patch è diventato un trauma significativo per molti dipartimenti IT. Google Apps riduce questo problema perché non vi sono servizi da “patchare” per i clienti. Siamo noi a gestire i servizi e ad occuparci di tutti gli aggiornamenti.

4. Autenticazione forte

Google Apps include un sistema di verifica a due passaggi per tutti gli account utente – senza alcun costo aggiuntivo. Le aziende e le organizzazioni possono facilmente implementare un ulteriore livello di protezione per gli account utente usando i dispositivi di cui sono già a disposizione. Tutto ciò mette un sistema di autenticazione forte nelle mani di molte organizzazioni che prima non godevano di questi benefici. Google Apps si integra anche con meccanismi esistenti di Single Sign On (SSO) attraverso standard open.

5. Disaster recovery

Google Apps offre robuste funzionalità di disaster recovery, comunemente misurate con il  Recovery Time Objective (RTO) e il Recovery Point Objective (RPO). L’RTO misura il tempo trascorso prima che gli utenti possano accedere ai sistemi in caso di guasto e l’RPO il divario che c’è nei dati dopo il ripristino. Google Apps è stato progettato con l’obiettivo di RTO e RPO pari a zero. E-mail, documenti e dati vengono salvati ogni pochi secondi e replicati in più data center. Questo significa che se uno dei nostri data center è più disponibile, spostiamo l’utente in maniera trasparente e senza interruzioni a un altro data center e, dal momento che tutto è replicato non vi è alcuna perdita di dati e gli utenti possono continuare a lavorare senza interruzioni.

6. Controlli di terze parti

Google Apps e il nostro data center hanno passato il controllo SSAE 16 Tipo II e hanno ottenuto la certificazione FISMA dal Governo Federale degli Stati Uniti. SSAE 16 è uno standard di revisione in cui un revisore terzo effettua controlli per numerosi settori tra cui la sicurezza fisica e logica, la riservatezza, la risposta agli incidenti e altro ancora. La Federal Information Security Management Act o FISMA è la legge che definisce i requisiti di sicurezza che devono essere soddisfatti da tutti i sistemi informativi del Governo Federale degli Stati Uniti. Anche se la certificazione FISMA è obbligatoria solo per le agenzie di governo degli Stati Uniti, è anche una conferma di qualità forte nel settore privato delle tecnologie e dei processi che utilizziamo per proteggere i dati in Google Apps.

7. Un team esperto di sicurezza e confidenzialità

Ci avvaliamo di un team di sicurezza informatica di oltre 250 persone con fornite di un’esperienza che non si trova nella maggior parte delle organizzazioni. Molti hanno titoli avanzati di studio e sono leader della scuola di pensiero della sicurezza delle informazioni. Il team di sicurezza pubblica regolarmente le ricerche e contribuisce nello sviluppo di strumenti open source per la comunità. Essi controllano la nostra rete globale di data center e applicazioni 24x7x365 (e non riposano negli anni bisestili).

8. Connessioni sicure per gli utenti

Cifriamo automaticamente le sessioni del browser per gli utenti di Google Apps senza la necessità di VPN o di altre infrastrutture potenzialmente costose e ingombranti. Questo consente di proteggere i dati che vengono trasferiti tra i browser degli utenti dei nostri data center.

9. Elevata disponibilità

Google Apps ha finestre di manutenzione pari a zero o downtime pianificati. Anche se offriamo uno SLA del 99,9%, Gmail superato questo livello nel 2010 e ha raggiunto 99,984% di uptime. Lo abbiamo fatto pur offrendo oltre 30 nuove funzionalità e l’aggiunta di decine di milioni di utenti. Lo stato di Google Apps è visibile agli amministratori e agli utenti dalla nostra “status dashboard”, pubblicamente disponibile.

10. Rischi di violazione dei dati ridotti

Google Apps consente agli utenti di lavorare in modo sicuro sui propri dati ovunque si trovino, utilizzando una vasta gamma di dispositivi. I dati vengono memorizzati centralmente nel Cloud di Google, che riduce notevolmente la necessità per gli utenti di portare i dati con loro utilizzando unità USB o dispositivi simili, che possono essere facilmente persi o rubati. Ciò può aiutare a ridurre il rischio di una violazione dei dati, problematica che è sempre più nella mente di molte organizzazioni in questi giorni.

Più di tre milioni di imprese si fidano di Google per proteggere i dati che archiviano in Google Apps e renderli accessibile in maniera affidabile. Nel corso delle prossime settimane andremo a interessarsi di ognuna di queste aree per fornire maggiori dettagli sul perché i clienti di Google Apps ci affidano i loro dati aziendali.

Tradotto da “I dieci principali motivi per cui i clienti si affidano a Google Apps nella gestione dei loro dati aziendali”
Pubblicato da Adam Swidler, Senior Manager, Google Apps Team

Ad oggi, sebbene siano state fatte molte comunicazioni in merito, non tutti sono consci di quanto è utile un account di posta elettronica certificata nella comunicazione tra aziende. L’unica cosa che è risaputa è che il valore di una mail invata con la PEC  + quello di una Raccomandata A/R inviata con i canali tradizionali delle Poste Italiane: non per altro, per conservare i vantaggi e ridurre i costi, le Poste Italiane sono state le uniche a realizzare delle infrastrutture compatibili con questa normativa, anche se sarebbe più corretto dire che sono state una delle poche a poterselo permettere.

Da questo punto di vista, per chiarezza e semplicità, molte aziende ancora oggi preferiscono andare in posta per inviare le raccomandate, mentre con l’obbligo di depositare il proprio indirizzo PEC presso la camera di commercio con una qualsiasi altra operazione da svolgere (è sufficiente anche il deposito del bilancio), può essere comunicata. Chi ha la contabilità interna può svolgere questo utilizzando gli strumenti messi a disposizione per effettuare le stesse comunicazioni. La casella, una volta attivata, va conservata IDENTICA e, nel caso di modifiche della stessa, deve essere modificata come ogni altro aspetto dello stato dell’azienda: se cambiate sede legale/operativa, dovete vare la variazione in camera di commercio; così dovete fare anche per la PEC.

I vantaggi evidenti per l’uso della Posta Elettronica Certificata, sono legati alla rapidità con cui tutto si svolge nelle comunicazioni formali: niente più problemi, sopratutto per il mondo del Business to Business, nella comunicazione formale, poichè la PEC sostituisce in modo estremamente efficace il FAX. E’ istantanea, ciò che viene inviato è garantito venga ricevuto, ciò che viene ricevuto è garantito sia stato mandato da una specifica casella PEC.

Questa garanzia, naturalmente, si ferma a questo livello. Non può andare oltre. Esiste sempre e comunque la possibilità che un documento inviato mediante PEC sia un falso, basta perdere la password della casella. Per risolvere questo esiste uno strumento antecedente la PEC che è la Firma Digitale, già a disposizione delle aziende da qualche anno e, anche in questo caso, sottovalutata.

Immaginate cosa accadrebbe se ognuno di noi lavorasse con questi strumenti: il recupero crediti è a distanza di una visura camerale. Invece di avere una persona che esce per andare in posta per 2 ore per inviare 20 raccomandate, mandereste 20 PEC dalla vostra casella a quella dei vostri 20 clienti che vi devono i soldi.

Facciamo due conti:

• Stampa dei documenti e preparazione delle buste 2 ore di lavoro (€ 30 costo azienda) + cancelleria
• 20 raccomandate per circa €5,00 l’una  (€ 100,00)
• 2 ore di tempo all’ufficio postale (€ 25 costo azienda)

Per recuperare, potenzialmente, anche pochi spicci abbiamo avuto un costo di € 150. E questo per singolo invio. Se invece utilizziamo la PEC, abbiamo solo che da conoscere la PEC del nostro cliente, preparare una mail ed inviarla.

Il costo scende a € 25,00 del primo punto individuato nel precedente elenco. Se proprio volessimo essere pignoli, il costo da aggiungre, SOLO una volta, nel caso in cui il cliente fosse reticente a fornire la casella PEC o volessimo avere al certezza che quella che ci è stata comunicata è quella registrata in camera di commercio, è la richiesta della visura camerale aggiornata al costo di circa €5,00 per azienda.

E’ una differenza importante, non trovate? Poichè la PEC è un obbligo, ad oggi le aziende devono averla e, quindi, se rispondono di non averla sono passibili di sanzione, e si può comunque richiedere una visura per individuare la casella PEC corretta, come si farebbe in caso di invio di una raccomandata.

Altri vantaggi riguardano la necessità di entrambi gli strumenti per dialogare con piattaforme della pubblica amministrazione per l’iscrizione a gare per la fornitura di prodotti alla PA, vedi il mercato elettronico per la pubblica amministrazione.

Gli svantaggi della PEC riguardano, fondamentalmente, quelle imprese che non dialogano con soggetti che hanno questo obbligo, che fanno diventare la PEC quasi un costo inutile, sebbene lo strumento sarebbe comunque è rivolto ad un dialogo con i propri fornitori, e, in questo senso, può essere utilizzato come sopra per raccogliere le informazioni, catalogarle e renderle certificate per eventuali future questioni.

In questo articolo illustreremo alcune semplici informazioni su come funziona la casella PEC.

Partiamo intanto da alcune questioni che vogliamo rendere evidenti, anche se per molti sono già chiare. Le caselle PEC sono di fatto delle nuove caselle di posta elettronica da configurare sul proprio client e sono tipicamente accessibili anche come webmail, esattamente come l’eventuale casella di email LIBERO, Tiscali, GMail o Google Apps.
La casella di posta elettronica certificata, inoltre, ha una peculiarità rispetto alle altre caselle di posta elettronica e NON PUÒ non essere ricevuta (a meno che la casella di posta elettronica certificata di destinazione non sia piena).

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E’ possibile utilizzare la PEC per scrivere a caselle di posta tradizionale, ma l’unico modo perchè la PEC sia effettivamente valida è che sia la casella di posta elettronica mittente che destinatario siano certificate , altrimenti il risultato sarà lo stesso di una mail tradizionale. Altro tema fondamentale è il valore che ha questo strumento di spedizione: La PEC ha effettivo valore legale di scambio esattamente come una raccomandata con ricevuta di ritorno, poichè garantisce che ciò che è stato spedito è stato effettivamente consegnato a destinazione.

La posta elettronica certificata, GARANTISCE LA CONSEGNA, NON LA VALIDITÀ DEL CONTENUTO

Come per le raccomandate A/R, infatti, chiunque può comunicare di essere noi, ciò che certifica il contenuto è la firma di proprio pugno o la firma digitale del contenuto.
I passi per certificare una casella PEC sono 2:

• Certificazione del dominio di posta elettronica certificata
• Certificazione della casella di posta elettronica certificata
• Dichiarazione della casella al registro imprese

Dopo aver scelto il dominio, in base al paragrafo precedente, è sufficiente decidere come chiamare la casella. I nomi possono essere il semplice ma mai sufficientemente vecchio info, fino al nome e cognome del titolare. Il suggerimento che si può dare riguarda l’obiettivo della casella e “la noia” che questa casella ci potrà dare in futuro.
Utilizzare caselle del tipo semplice quale info, di fatto, ci espone a possibilità di diventare dei collettori di spam molto rapidi. In genere, si possono applicare politiche che si applicano normalmente per le caselle di posta elettronica tradizionale, quindi nomi mai troppo indovinabili, ed in genere i nomi delle persone dell’azienda. In ogni caso la questione fondamentale è che si può inviare una mail normale da una casella di posta elettronica certificata ma normalmente non si può mandare una mail normale ad una casella PEC. Ciò riduce notevolmente lo spam e, soprattutto, la necessità di un filtro antispam sulla casella.
In ogni caso si consiglia un adeguato livello di protezione del proprio PC anche in queste circostanze, poichè pur essendo difficile ricevere spam da una casella certificata, questo non è del tutto da escludere (ricordate? Non è garantito il contenuto, solo la consegna). In ogni caso, essendo pure uno strumento selettivo, può essere anche semplicemente definibile un elenco di mittenti accettati che conoscono la mia casella PEC, dai quali accettare posta, mentre dagli altri la si rifiuta. Ciò riduce lo SPAM sulla casella PEC al minimo.

Arriverà inoltre un sistema semplice per valutare costi per attivare una casella generica di posta elettronica certificata od una personalizzata

La certificazione del dominio è un’operazione, di per se, necessaria solo una volta nel ciclo di vita del dominio stesso, in base all’attuale normativa e prevede alcune attività tecniche ed alcune attività amministrative; senza scendere nel dettaglio, la certificazione del strong>dominio PEC consente di personalizzare la propria casella PEC. Ad esempio, certificando un dominio del tipo
pec.i-node.it

potremmo creare delle caselle del tipo

nome_utente[chiocciola]pec.i-node.it

rendendo il proprio brand distinto anche per la PEC

Non da evidenti vantaggi dall’utilizzare la PEC con un dominio più generalizzato, se non gli stessi che si hanno quando si decide di cambiare il provider che gestisce le nostre caselle di posta professionale.
Se infatti è vero che cambiando da un dominio del tipo pec.it gestito da aruba ad un dominio generalizzato di register od uno come indicato sopra significa dover cambiare la comunicazione a tutti i clienti, nonche anche al registro imprese, con una casella su un dominio personalizzato questa cosa non accade (il dominio è vostro, come quello PEC).
Conoscendo inoltre il funzionamento di questi sistemi per la pubblica amministrazione (non dimentichiamoci che la posta elettronica certificata
è nata come strumento per eliminare la carta e semplificare la vita alle aziende nel dialogo con la pubblica amministrazione), il cambiamento della propria PEC potrebbe fare il giro della Pubblica Amministrazione troppo lentamente e, quindi rischiare di farci arrivare troppo tardi in alcune situazioni critiche.
In ogni caso, se si sceglie per un dominio PEC personale, i costi salgono per il primo anno, ma poi tornano quelli della PEC normale, avendo però in più la possibilità di un nome tutto vostro.

A seguito di molte richieste da parte dei clienti di I-node, abbiamo pensato potesse essere utile esporre un breve articolo che trattasse di come sia possibile registrare la propria casella di posta elettronica certificata, obbligatoria dal 29/11/2011 per tutte le imprese italiane. Per poter assolvere all’obbligo della PEC, quindi, è necessario svolgere quanto indicato di seguito:

La dichiarazione della PEC al Registro Imprese avviene attraverso una pratica di
Comunicazione Unica che può essere predisposta utilizzando i consueti strumenti:

• ComunicaStarweb
• Comunica Fedra
• Altri software compatibili presenti sul mercato.

In aggiunta, il legale rappresentante della società ha la possibilità, se dotato di firma digitale, di dichiarare direttamente la PEC al Registro Imprese attraverso le funzioni semplificate disponibili su www.registroimprese.it. Questa modalità è fruibile solo dall’impresa e non prevede la possibilità di intermediazione da parte di professionisti o altri soggetti incaricati.
Naturalmente è possibile dichiarare l’indirizzo PEC della società nell’ambito di un qualsiasi altro adempimento di Comunicazione Unica (ad esempio in una pratica di rinnovo cariche, di modifica dell’indirizzo della sede, ecc.).
Questa guida ha comunque l’obiettivo di descrivere la compilazione di una pratica che contiene solo la dichiarazione PEC. Per le altre pratiche si rimanda alla Guida alla Comunicazione Unica disponibile su www.registroimprese.it.
Questo significa, in sostanza, che per l’obbligo della PEC è necessario coinvolgere tipicamente il proprio commercialista che potrà aiutarvi ad effettuare la registrazione, qualora non aveste a disposizione i software indicati sopra o la firma digitale.

Per il compimento dei 10 anni di età, tutti i clienti di I-node hanno la possibilità di registrare una PEC sul dominio

pec.postafacile.net completamente gratis per il primo anno, richiedendo il modulo di adesione PEC con la form sottostante.
Per chi volesse invece acquistare una casella PEC andare alla pagina dei prodotti correlati alla posta elettronica certificata su Presenza Digitale

I-node conferma la sua specializzazione su Google Apps conquistando la certificazione di “Google Apps Authorized Reseller” (Rivenditore Autorizzato Google Apps).

Se pensate a una nuova piattaforma di comunicazione e collaborazione per la vostra azienda, una piattaforma che sia economica e al tempo stesso affidabile e potente, allora Google Apps è la soluzione ai vostri problemi di posta e condivisione documentale!

Il team di I-node è il partner ideale che vi seguirà nell’attivazione e nel delicato passagggio ai nuovi strumenti di lavoro.

Per facilitare il passaggio della vostra impresa a Google Apps, I-node preparerà un progetto pilota (“Pilot Project“) personalizzato: andremo a duplicare la produzione aziendale su piccola scala, coinvolgeremo un piccolo gruppo di utenti sperimentali, senza modificare l’infrastruttura esistente e senza interrompere la normale attività produttiva.

In questo modo il progetto pilota consente di valutare serenamente gli effetti di Google Apps sui processi di business, con il minimo rischio per l’ambiente.

Se state cercando un Rivenditore Autorizzato Google Apps a Roma o nel Centro Italia, in I-node troverete il Vostro Partner: vi presteremo tutta l’attenzione, l’ascolto e la professionalità di cui ha bisogno qualunque organizzazione (piccola o media impresa o grande azienda) che si accinge a un passaggio importante e delicato come il cambio della piattaforma di comunicazione.

Compila il modulo qui sotto per chiedere informazioni su Google Apps.

Ti risponderemo in 24h!