Dopo aver derogato fino a fine anno per consentire alle aziende di regolarizzare la propria situazione in merito alla necessità della casella di posta elettronica certificata, è stata definita una ulteriore tregua fino a metà 2012 per tutte quelle aziende che non avessero ancora avuto modo di regolarizzarsi.
La PEC, per molte aziende, viene vista come un semplice ulteriore balzello annuale sul quale hanno potuto mettere le mani in pochi attori: sicuramente è un costo aggiuntivo che, in questi momenti di crisi profonda, non aiuta, ma porta molti più vantaggi che non svantaggi.
Suggeriamo a quelli che ancora non hanno attivato la propria casella di posta elettronica certificata, di farlo rapidamente acquistando la PEC da uno dei partner attivi in questo settore, tra i quali figura anche Presenza Digitale, il ramo di comunicazione di I-node che ha i propri pacchetti per la posta elettronica certificata per tutte le tasche e necessità.

Ad oggi, sebbene siano state fatte molte comunicazioni in merito, non tutti sono consci di quanto è utile un account di posta elettronica certificata nella comunicazione tra aziende. L’unica cosa che è risaputa è che il valore di una mail invata con la PEC  + quello di una Raccomandata A/R inviata con i canali tradizionali delle Poste Italiane: non per altro, per conservare i vantaggi e ridurre i costi, le Poste Italiane sono state le uniche a realizzare delle infrastrutture compatibili con questa normativa, anche se sarebbe più corretto dire che sono state una delle poche a poterselo permettere.

Da questo punto di vista, per chiarezza e semplicità, molte aziende ancora oggi preferiscono andare in posta per inviare le raccomandate, mentre con l’obbligo di depositare il proprio indirizzo PEC presso la camera di commercio con una qualsiasi altra operazione da svolgere (è sufficiente anche il deposito del bilancio), può essere comunicata. Chi ha la contabilità interna può svolgere questo utilizzando gli strumenti messi a disposizione per effettuare le stesse comunicazioni. La casella, una volta attivata, va conservata IDENTICA e, nel caso di modifiche della stessa, deve essere modificata come ogni altro aspetto dello stato dell’azienda: se cambiate sede legale/operativa, dovete vare la variazione in camera di commercio; così dovete fare anche per la PEC.

I vantaggi evidenti per l’uso della Posta Elettronica Certificata, sono legati alla rapidità con cui tutto si svolge nelle comunicazioni formali: niente più problemi, sopratutto per il mondo del Business to Business, nella comunicazione formale, poichè la PEC sostituisce in modo estremamente efficace il FAX. E’ istantanea, ciò che viene inviato è garantito venga ricevuto, ciò che viene ricevuto è garantito sia stato mandato da una specifica casella PEC.

Questa garanzia, naturalmente, si ferma a questo livello. Non può andare oltre. Esiste sempre e comunque la possibilità che un documento inviato mediante PEC sia un falso, basta perdere la password della casella. Per risolvere questo esiste uno strumento antecedente la PEC che è la Firma Digitale, già a disposizione delle aziende da qualche anno e, anche in questo caso, sottovalutata.

Immaginate cosa accadrebbe se ognuno di noi lavorasse con questi strumenti: il recupero crediti è a distanza di una visura camerale. Invece di avere una persona che esce per andare in posta per 2 ore per inviare 20 raccomandate, mandereste 20 PEC dalla vostra casella a quella dei vostri 20 clienti che vi devono i soldi.

Facciamo due conti:

• Stampa dei documenti e preparazione delle buste 2 ore di lavoro (€ 30 costo azienda) + cancelleria
• 20 raccomandate per circa €5,00 l’una  (€ 100,00)
• 2 ore di tempo all’ufficio postale (€ 25 costo azienda)

Per recuperare, potenzialmente, anche pochi spicci abbiamo avuto un costo di € 150. E questo per singolo invio. Se invece utilizziamo la PEC, abbiamo solo che da conoscere la PEC del nostro cliente, preparare una mail ed inviarla.

Il costo scende a € 25,00 del primo punto individuato nel precedente elenco. Se proprio volessimo essere pignoli, il costo da aggiungre, SOLO una volta, nel caso in cui il cliente fosse reticente a fornire la casella PEC o volessimo avere al certezza che quella che ci è stata comunicata è quella registrata in camera di commercio, è la richiesta della visura camerale aggiornata al costo di circa €5,00 per azienda.

E’ una differenza importante, non trovate? Poichè la PEC è un obbligo, ad oggi le aziende devono averla e, quindi, se rispondono di non averla sono passibili di sanzione, e si può comunque richiedere una visura per individuare la casella PEC corretta, come si farebbe in caso di invio di una raccomandata.

Altri vantaggi riguardano la necessità di entrambi gli strumenti per dialogare con piattaforme della pubblica amministrazione per l’iscrizione a gare per la fornitura di prodotti alla PA, vedi il mercato elettronico per la pubblica amministrazione.

Gli svantaggi della PEC riguardano, fondamentalmente, quelle imprese che non dialogano con soggetti che hanno questo obbligo, che fanno diventare la PEC quasi un costo inutile, sebbene lo strumento sarebbe comunque è rivolto ad un dialogo con i propri fornitori, e, in questo senso, può essere utilizzato come sopra per raccogliere le informazioni, catalogarle e renderle certificate per eventuali future questioni.

A causa del grande numero di richieste di attivazione di caselle PEC che ha appesantito le procedure di attivazione negli ultimi momenti, è stata confermata la deroga al registro imprese per le sanzioni fino a fine 2011, per consentire gli ultimi ritardatari di attivare la casella PEC.

La casella PEC, quindi, potrà essere richiesta anche oltre il termine del 29/11/2011, ma conviene comunque provvedere ad attivarla al più presto per non trovarsi con la fine dell’anno, insieme alle altre numerose incombenze, a dover assolvere anche a questa.

Cosa succede dopo il 31/12/2011?

Per le società chi dovessero omettere od effettuare la comunicazione della propria casella di posta elettronica certificata in ritardo verrebbe emesso dalla Camera di Commercio un verbale di accertamento di violazione amministrativa, notificato agli obbligati principali, cioè alla società e ai suoi amministratori.

Nello specifico la mancata comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata rientra nei comportamenti sanzionabili a norma dell’articolo 2630cc, omessa o tardiva comunicazione o deposito: “Chiunque essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle Imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 Euro a 2065 Euro”

Pagamento liberatorio € 412,00
Nel caso di società, l’importo dovuto per sanzioni e spese è moltiplicato per il numero degli amministratori della società obbligati al pagamento.

In questo articolo illustreremo alcune semplici informazioni su come funziona la casella PEC.

Partiamo intanto da alcune questioni che vogliamo rendere evidenti, anche se per molti sono già chiare. Le caselle PEC sono di fatto delle nuove caselle di posta elettronica da configurare sul proprio client e sono tipicamente accessibili anche come webmail, esattamente come l’eventuale casella di email LIBERO, Tiscali, GMail o Google Apps.
La casella di posta elettronica certificata, inoltre, ha una peculiarità rispetto alle altre caselle di posta elettronica e NON PUÒ non essere ricevuta (a meno che la casella di posta elettronica certificata di destinazione non sia piena).

Ordina la tua PEC Subito!

E’ possibile utilizzare la PEC per scrivere a caselle di posta tradizionale, ma l’unico modo perchè la PEC sia effettivamente valida è che sia la casella di posta elettronica mittente che destinatario siano certificate , altrimenti il risultato sarà lo stesso di una mail tradizionale. Altro tema fondamentale è il valore che ha questo strumento di spedizione: La PEC ha effettivo valore legale di scambio esattamente come una raccomandata con ricevuta di ritorno, poichè garantisce che ciò che è stato spedito è stato effettivamente consegnato a destinazione.

La posta elettronica certificata, GARANTISCE LA CONSEGNA, NON LA VALIDITÀ DEL CONTENUTO

Come per le raccomandate A/R, infatti, chiunque può comunicare di essere noi, ciò che certifica il contenuto è la firma di proprio pugno o la firma digitale del contenuto.
I passi per certificare una casella PEC sono 2:

• Certificazione del dominio di posta elettronica certificata
• Certificazione della casella di posta elettronica certificata
• Dichiarazione della casella al registro imprese

Dopo aver scelto il dominio, in base al paragrafo precedente, è sufficiente decidere come chiamare la casella. I nomi possono essere il semplice ma mai sufficientemente vecchio info, fino al nome e cognome del titolare. Il suggerimento che si può dare riguarda l’obiettivo della casella e “la noia” che questa casella ci potrà dare in futuro.
Utilizzare caselle del tipo semplice quale info, di fatto, ci espone a possibilità di diventare dei collettori di spam molto rapidi. In genere, si possono applicare politiche che si applicano normalmente per le caselle di posta elettronica tradizionale, quindi nomi mai troppo indovinabili, ed in genere i nomi delle persone dell’azienda. In ogni caso la questione fondamentale è che si può inviare una mail normale da una casella di posta elettronica certificata ma normalmente non si può mandare una mail normale ad una casella PEC. Ciò riduce notevolmente lo spam e, soprattutto, la necessità di un filtro antispam sulla casella.
In ogni caso si consiglia un adeguato livello di protezione del proprio PC anche in queste circostanze, poichè pur essendo difficile ricevere spam da una casella certificata, questo non è del tutto da escludere (ricordate? Non è garantito il contenuto, solo la consegna). In ogni caso, essendo pure uno strumento selettivo, può essere anche semplicemente definibile un elenco di mittenti accettati che conoscono la mia casella PEC, dai quali accettare posta, mentre dagli altri la si rifiuta. Ciò riduce lo SPAM sulla casella PEC al minimo.

Arriverà inoltre un sistema semplice per valutare costi per attivare una casella generica di posta elettronica certificata od una personalizzata

La certificazione del dominio è un’operazione, di per se, necessaria solo una volta nel ciclo di vita del dominio stesso, in base all’attuale normativa e prevede alcune attività tecniche ed alcune attività amministrative; senza scendere nel dettaglio, la certificazione del strong>dominio PEC consente di personalizzare la propria casella PEC. Ad esempio, certificando un dominio del tipo
pec.i-node.it

potremmo creare delle caselle del tipo

nome_utente[chiocciola]pec.i-node.it

rendendo il proprio brand distinto anche per la PEC

Non da evidenti vantaggi dall’utilizzare la PEC con un dominio più generalizzato, se non gli stessi che si hanno quando si decide di cambiare il provider che gestisce le nostre caselle di posta professionale.
Se infatti è vero che cambiando da un dominio del tipo pec.it gestito da aruba ad un dominio generalizzato di register od uno come indicato sopra significa dover cambiare la comunicazione a tutti i clienti, nonche anche al registro imprese, con una casella su un dominio personalizzato questa cosa non accade (il dominio è vostro, come quello PEC).
Conoscendo inoltre il funzionamento di questi sistemi per la pubblica amministrazione (non dimentichiamoci che la posta elettronica certificata
è nata come strumento per eliminare la carta e semplificare la vita alle aziende nel dialogo con la pubblica amministrazione), il cambiamento della propria PEC potrebbe fare il giro della Pubblica Amministrazione troppo lentamente e, quindi rischiare di farci arrivare troppo tardi in alcune situazioni critiche.
In ogni caso, se si sceglie per un dominio PEC personale, i costi salgono per il primo anno, ma poi tornano quelli della PEC normale, avendo però in più la possibilità di un nome tutto vostro.

A seguito di molte richieste da parte dei clienti di I-node, abbiamo pensato potesse essere utile esporre un breve articolo che trattasse di come sia possibile registrare la propria casella di posta elettronica certificata, obbligatoria dal 29/11/2011 per tutte le imprese italiane. Per poter assolvere all’obbligo della PEC, quindi, è necessario svolgere quanto indicato di seguito:

La dichiarazione della PEC al Registro Imprese avviene attraverso una pratica di
Comunicazione Unica che può essere predisposta utilizzando i consueti strumenti:

• ComunicaStarweb
• Comunica Fedra
• Altri software compatibili presenti sul mercato.

In aggiunta, il legale rappresentante della società ha la possibilità, se dotato di firma digitale, di dichiarare direttamente la PEC al Registro Imprese attraverso le funzioni semplificate disponibili su www.registroimprese.it. Questa modalità è fruibile solo dall’impresa e non prevede la possibilità di intermediazione da parte di professionisti o altri soggetti incaricati.
Naturalmente è possibile dichiarare l’indirizzo PEC della società nell’ambito di un qualsiasi altro adempimento di Comunicazione Unica (ad esempio in una pratica di rinnovo cariche, di modifica dell’indirizzo della sede, ecc.).
Questa guida ha comunque l’obiettivo di descrivere la compilazione di una pratica che contiene solo la dichiarazione PEC. Per le altre pratiche si rimanda alla Guida alla Comunicazione Unica disponibile su www.registroimprese.it.
Questo significa, in sostanza, che per l’obbligo della PEC è necessario coinvolgere tipicamente il proprio commercialista che potrà aiutarvi ad effettuare la registrazione, qualora non aveste a disposizione i software indicati sopra o la firma digitale.

Per il compimento dei 10 anni di età, tutti i clienti di I-node hanno la possibilità di registrare una PEC sul dominio

pec.postafacile.net completamente gratis per il primo anno, richiedendo il modulo di adesione PEC con la form sottostante.
Per chi volesse invece acquistare una casella PEC andare alla pagina dei prodotti correlati alla posta elettronica certificata su Presenza Digitale